公文处理管理办法（含附件）

　1 公文处理管理办法

　 第一章

　总

　则

　第一条

　为进一步规范 XX 公司（以下简称公司）公文管理，提高公文处理工作质量和效率，根据《党政机关公文格式》（GB/T9704-2012）有关规定，结合实际，特制定本办法。

　第二条

　本办法适用于公司总部及所属各单位。公司所属各单位应结合实际，建立健全本单位公文处理制度，确保管理严格规范，充分发挥公文效用。

　第三条

　公文是公司在管理过程中所形成的具有特定效力和规范体式的文书（包括实体公文和电子公文），是传达贯彻上级方针政策，发布规章制度，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况的重要工具。

　第四条

　公文处理工作是指公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作，工作过程中应坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。

　第五条

　 公司办公室及所属各单位办公室主管本单位公文处理工作，并负责对下级单位的公文处理工作进行业务指导和督促检查。

　第六条

　公司非涉密公文一般情况下实行办公系统网上全程处理和管理，涉密公文的管理严格执行国家保密法律、法规和省有关保密规定。

　2

　第二章

　公文种类

　第七条

　常用的公文种类主要有：

　（一）决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。

　（二）决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位及人员、变更或撤销下级单位不适当的决定事项。

　（三）意见。适用于对重要问题提出要求、见解和处理办法。

　（四）通知。适用于发布、传达要求下级单位执行和有关单位周知或执行的事项，批转、转发公文。

　（五）通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神或告知重要情况。

　（六）报告。适用于向上级单位汇报工作、反映情况、回复上级单位的询问。

　（七）请示。适用于向上级单位请求指示、批准。

　（八）批复。适用于答复下级单位的请示事项。

　（九）函。适用于不相隶属单位之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。

　（十）纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。

　第三章

　公文格式

　第八条

　公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、

　3 发文单位标志、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、发文单位署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送单位、印发单位和印发日期、页码等组成，具体释义及要求如下：

　（一）份号。公文印制份数的顺序号，涉密公文应标明份号。

　（二）密级和保密期限。公文的涉密性质、秘密等级和保密期限。涉及国家秘密的公文应根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限；涉及企业敏感信息，需控制知悉范围的公文标注“内部”。

　（三）紧急程度。公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，紧急公文应分别标注“特急”“加急”，电报应分别标注“特提”“特急”“加急”“平急”。

　（四）发文单位标志。由发文单位全称或规范化简称 （见件 附件 1 1 ）加“文件”二字组成，也可以使用发文单位全称或规范化简称。联合行文时，发文单位标志可以并用联合发文单位名称，也可以单独使用主办单位名称。

　（五）发文字号。由发文单位代字、年份和发文顺序号组成。联合发文时，使用主办单位的发文字号 （见附件 2 2）

　）。

　（六）签发人。上行文应标注签发人姓名。

　（七）标题。由发文单位名称、事由和文种组成。

　（八）主送单位。公文的主要受理单位，应使用单位全称、规范化简称或同类型单位统称。

　（九）正文。公文的主体，用来表述公文的内容。

　4 （十）附件说明。公文附件的顺序号和名称。

　（十一）发文单位署名。署发文单位的全称或规范化简称。

　（十二）成文日期。署会议通过或发文单位负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发单位负责人签发的日期。

　（十三）印章。公文中有发文单位署名的，应加盖发文单位印章，并与署名单位相符。有特定发文单位标志的普发性公文和电报可以不加盖印章。

　（十四）附注。公文印发传达范围、请示件联系方式等需要说明的事项。

　（十五）附件。公文正文的说明、补充或参考材料。

　（十六）抄送单位。除主送单位外需要执行或知晓公文内容的其他单位，应该使用单位全称、规范化简称或同类型单位统称。

　（十七）印发单位和印发日期。公文的送印单位和送印日期。以公文付印的日期为准。

　（十八）页码。公文页数顺序号。

　第九条

　 公文的制作要求、版式等参照《党政机关公文格式》（GB/T9704-2012）、《公文版式样例》 （ 见附件 3 3）

　）、《公文格式操作指南》 （见附件 4 4 ）执行。

　第十条

　公文使用的汉字、数字、外文字符、字母词、计量单位和标点符号等，按照有关国家标准和规定执行。民族自治地方的公文，可以并用汉字和当地通用的少数民族文字。

　5 第十一条

　公文用纸幅面采用国际标准 A4 型。特殊形式的公文用纸幅面，根据实际需要确定。

　第四章

　行文规则

　第十二条

　行文应确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。根据工作关系、行文目的及文种适用范围，采用相应的文种。

　第十三条

　行文关系根据隶属关系和职权范围确定，并应遵循以下规则：

　（一）一般不得越级行文，特殊情况需要越级行文的，应同时抄送被越过的单位。

　（二）公司各部室在职权范围内可就一般事务性工作对所属各单位行文，除公司办公室外不得对外正式行文。所属各单位按照公司要求定期报送的常规性工作情况报告可直接报送公司有关部室。

　（三）同级单位必要时可以联合行文。上级单位和下级单位不得联合行文。

　（四）凡涉及其他部门职权范围的问题，由主办部室拟文，会签相关部门，未协商一致的不得行文。擅自行文的，办公室应责令其纠正或撤销。

　第十四条

　 向上级单位行文，应遵循以下规则：

　（一）原则上主送一个上级单位，根据需要同时抄送相关上级单位和同级单位，不得抄送下级单位。

　6 （二）受双重领导的单位向一个上级单位行文，必要时抄送另一个上级单位。

　（三）主送上级单位的公文，不得同时主送或抄送上级单位有关部门。

　（四）请示应一文一事，应按事权范围请示，并附有情况说明、背景材料等。需要批复的事项必须用请示。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。

　（五）下级单位的请示事项，如需以本单位名义向上级单位请示，应提出倾向性意见后上报，不得原文转报上级单位。

　（六）除上级单位负责人直接交办事项外，不得以本单位名义向上级单位负责人报送公文，不得以本单位负责人名义向上级单位或上级单位负责人报送公文。

　第十五条

　向下级单位行文，应遵循以下规则：

　（一）主送受理单位，根据需要抄送相关单位。重要行文应同时抄送发文单位的直接上级单位。

　（二）上级单位职能部门对下级单位行文，应根据事项性质及部门职权范围，甄别选择部门发文或公司发文形式。

　（三）上级单位向受双重领导的下级单位行文，必要时抄送该下级单位的另一个上级单位。

　第十六条

　公司无原始定密权，由密来密往产生的派生密件，须严格执行公司保密管理有关规定。未经审批同意，任何部室（单位）不得擅自标注密级标识。

　第十七条

　不得通过紧急公文报送一般工作情况报告

　7 和简报资料。对紧急重要公文，受理单位主办部室应按照“即到即办”原则办理。

　第五章

　公文办理

　第十八条

　公文办理分为收文办理、发文办理和涉密公文办理。

　（一）收文办理 （1）登记。由公司办公室统一负责文件的收文登记、编号工作。办公室需审核来文是否需公司办理、是否符合行文要求等。对不符合要求的来文，经办公室负责人同意后，将原文件退回来文单位。各部室不得自行收文，特殊情况下代收的，应及时转办公室处理。

　（2）拟办。需办理的公文，由办公室提出拟办意见后交公司领导批办或分送有关部室承办。

　（3）批办。由公司领导对文件提出批示意见后，按批示要求，分送给相关部室进行办理。若承办部门对文件的分工有所异议，最迟应在文件发出的第二个工作日向办公室口头提出变更主办部室的意见，由办公室进行协调，确定是否重新变更主办部室。

　（4）分送。收文员按照拟办或批办意见要求，将文件分送给有关部室进行处理。

　（5）办理时限。特提电报一般在 24 小时之内办结，特急和加急电报、文件一般在 3 个工作日之内办结，平急电报

　8 及平件一般在 7 个工作日内办结。

　有明确时间要求的公文应在其规定的时限内办结，特殊情况不能在指定时间内办结的，应及时向来文单位说明情况，同时知会办公室。

　对未标明时限的公文，会办部门应在 3 个工作日内提出意见。对已标明时限的公文，会办时限由主办部门提出。一般应预留一到两个工作日送公司领导审批和办公室核稿。特殊情况下，办公室可要求相关部室加班，以缩短各环节的办理时间。

　（6）会有关部室办理的公文，主办部室须综合会办部室的意见。原则上主办部室不应将未经协调的文件呈批。确有分歧意见的，主办部室应说明协调情况，列明各方意见和理据。

　（二）发文办理 1.发文程序：主办部室拟稿

　 主办部室负责人核签

　相关部室会签

　公司领导签发

　办公室复核

　编号

　印制正式文件

　保密室盖章

　 主办部室封发、交换。

　2.草拟公文应做到：

　（1）符合国家法律、法规和方针、政策及集团有关规定、符合公司相关制度，情况属实、观点明确、结构严谨、条例清楚、标点准确。篇幅力求简短。

　（2）人名、地名、数字、计量单位、引文、词句等的使用要规范、准确。

　（3）结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，

　9 第三层为“1.”，第四层为“（1）”（可从上至下越级使用）。

　（4）各部室负责人需对本部室拟定的公文严格把关，把关主要内容包括：拟办事项是否属公司职权范围；公文的种类和用语是否恰当；拟定的办理意见观点是否突出、明确；内容是否符合国家法律、法规，与现行政策是否衔接；措施、建议是否可行；涉及其他部室职权的事项是否已征求有关部门意见；如有分歧意见是否已进行协调说明。对不符合规定的公文，办公室可退回主办部室重新办理。

　5.转发多层上级机关转发的文件，只转发上一级机关文件，不叠加转发；转发多个上级机关的联合发文，只列明一个主要发文机关名称，不必列全联合发文的所有机关名称。

　6.在办公系统网上进行处理的公文，主办部室应在办公室复核节点完成后，按照办公室修改后的文稿格式打印正式文件，并交保密室盖章。

　（三）涉密公文办理 1.公司涉密公文包括：（1）已标注密级的属国家秘密范畴的公文；（2）已标注商业秘密的企业来文；（3）涉及敏感、重要的专项长期性工作的公文；（4）其他不宜公开的事项。

　2.机要文件必须由本单位机要通信员或保密员领取。接收密件，保密人员要履行如下手续：来文签收、收文登记编号、呈阅、处理（存档或销毁）。呈送密件时，保密员必须亲自呈送，避免发生泄密或密件丢失。

　3.密件呈阅要严格按照发文机关指定的知悉范围进行。

　4.公司领导批阅文件时，必须在本人办公室或机要保密

　10 室完成，密件批阅后当天归还机要保密室。公司领导签转相关部室批办的密件，相关部室须指定专人办理，杜绝非办文人员接触密件。

　5.严禁携带密件外出，因工作确需携带密件外出时，须写明情况报公司保密委主任同意。密件外带时要随身携带，妥善保管。

　6.查阅文件时，须由部门领导提出，公司办公室主任同意。查阅密件时，一律在保密室内进行。

　7.上级来文，包括标明绝密、机密、秘密以及未标明“此件公开发布”字样的文件，严禁复印、扫描。因工作需要复制秘密文件的，需经发文机关同意后办理。复印文件时，要严格控制复印数量，复印件按原文要求管理。机密以上的文件和密码电报严禁复印或扫描。处理上级业务来文，按照“秘来秘往，普来普往”的原则，严禁自主定秘。

　8.机要文件的清理时间一般安排在年初进行。除部分密件按发文机关规定的要求清退外，其他文件由机要保密室于年初负责将上一年度文件分类，作归档和销毁处理。归档文件一般保存 10 年；销毁文件一般保存一年后，送保密局定点工厂销毁。

　第十九条

　严格精简公文的数量和篇幅，具体要求如下：

　（一）能以部室名义印发的，不以单位名义印发；能以信函格式印发的，不以公文格式印发；没有实质内容，可发可不发的一律不发；除重大工作部署性公文外，字数应控制在 5000 字以内，各单位请示报告应控制在 3000 字以内，信息应控制在 1000 字以内。

　11 （二）注意改进文风。文件简报要力求简明扼要，直接提出具体规定和要求，不作一般性阐述，防止口号类提法反复出现，力避空话套话；转发上级文件要有具体贯彻落实意见，没有措施和办法，不仓促行文；过去已有明确规定，没有新的部署要求，不再行文；能通过口头、电话、传真、电子邮件或其他便捷方式解决的事项不发文。

　第二十条

　涉及国家秘密和商业秘密的公文管理必须严格执行国家保密法律法规、公司保密制度及其他有关规定，确保国家秘密和企业商业秘密的安全。

　第二十一条

　除涉及国家秘密等有严格保密要求，不宜采用电子文件形式处理的公文外，其他公文应通过办公系统系统处理，不断提高无纸化办公水平。

　第二十二条

　未经批准不得擅自打印、复制和外传公文，不得擅自在互联网上保存和传播。

　第二十三条

　 公文的撤销和废止，由发文单位、上级单位或权力机关根据职权范围和有关法律法规决定。公文被撤销的，视为自始无效；公文被废止的，视为自废止之日起失效。

　第二十四条

　 需要归档的公文及有关材料，应根据有关档案法律法规及企业档案管理规定，及时收集齐全、整理归档。不具备归档和保存价值的公文，经批准后可以销毁。两个以上单位联合办理的公文，原件由主办单位归档，相关单位保存复制件。单位负责人兼任其他单位职务的，在履行所兼职务过程中形成的公文，由其兼职单位归档。

　第二十五条

　 新成立单位应向上级单位办公室提出公

　12 文收发立户申...