中国海洋大学公文制发办法（修订）

　中国海洋大学公文制发办法（修订）

　总

　则

　第一条

　为进一步规范学校公文处理工作，提高公文办理质量，根据《中共中央办公厅

　国务院办公厅关于印发〈党政机关公文处理工作条例〉的通知》（中办发〔2012〕14 号）的有关规定，制定本办法。

　第二条

　凡由学校领导签发，党委办公室、校长办公室（合署，以下简称办公室）印制的编号文件均在本办法管理之列。

　学校常用公文种类

　第三条

　学校常用公文种类有：

　（一）决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。

　（二）决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。

　（三）意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。

　（四）通知。适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。

　（五）通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。

　（六）报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议，回复上级机关的询问。

　（七）请示。适用于向上级机关请求指示、批准。

　（八）函。适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。

　（九）纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。

　学校公文 格式

　第四条

　学校公文一般由发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。

　（一）发文机关标志。主要包括“中国海洋大学文件”、“中共中国海洋大学委员会文件”等。

　 （二）发文字号。由发文单位代字、年份、发文顺序号组成。

　（三）签发人。上行文应当注明签发人姓名。

　（四）标题。由学校名称、事由和文种组成。上报公文标题中必须标明中国海洋大学。标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。

　 （五）主送机关。公文的主要受理单位，应当使用单位全称、规范化简称或者同类型机关统称。

　（六）正文。公文的主体，用来表述公文的内容。

　（七）附件说明。公文附件的顺序号和名称。

　（八）发文机关署名。署“中国海洋大学”、“中共中国海洋大学委员会”等。

　（九）成文日期。署负责人签发的日期，用阿拉伯数字。

　（十）印章。外发文应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。学校内部发文可以不加盖印章。

　（十一）附注。需要说明的事项，没有时可不加。

　 （十二）附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。

　（十三）抄送机关。除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关。

　（十四）印发机关和印发日期。印发机关即办公室，印发日期用阿拉伯数字。

　第五条

　公文的版式按照《中国海洋大学公文格式》（见附件 2）执行。

　第六条

　公文使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等，按照有关国家标准和规定执行。

　人名、地名、数字、引文等要正确无误。引用的数字必须以学校公布的统计数字为准。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。公文中的数字，除部分结构层次序数和在词、词组、专用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文名称。

　第七条

　结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为 “1.”，第四层为“（1）”。序数可缺层选用，但不得颠倒使用。第三、四层数字序号应选用 Times New Roman 字体。

　第八条

　公文用纸幅面采用国际标准 A4 型。特殊形式的公文用纸幅面，根据实际需要确定。

　公文制发程序

　第九条

　主办部门拟稿 （一）主办部门根据工作需要，按照公文格式的有关要求，采用打印的方式拟制文稿。

　（二）公文在送办公室审核前，主办部门要认真填写“中共中国海洋大学委员会发文稿纸”或“中国海洋大学发文稿纸”（以下简

　称发文稿纸）的相关内容，包括：标题、拟稿人、审稿人、主送机关、抄送机关、附件名称等。填写时应使用蓝色、黑色钢笔或签字笔，不得使用圆珠笔或其他颜色的钢笔水。

　（三）拟制公文，对涉及其他部门职责范围内的事项，主办部门应当主动与有关部门协商，取得一致意见后方可行文，并在发文稿纸上标明会办单位，必要时需会办单位领导签字。

　（四）除因时间紧急，并征得办公室同意外，主办部门不得直接将公文送学校主管领导签发。

　第十条

　办公室审核 （一）公文文稿在送学校主管领导签发以前，由办公室进行审核，以保证公文质量。审核的重点是：

　1. 行文理由是否充分，行文依据是否准确。

　2. 内容是否符合国家法律法规和党的路线方针政策；是否完整准确体现发文机关意图；是否同现行有关公文相衔接；所提政策措施和办法是否切实可行。

　3. 涉及有关部门职权范围内的事项是否经过充分协商并达成一致意见。

　4. 文种是否正确，格式是否规范；人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文等是否准确；文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否规范。

　5. 其他内容是否符合公文起草的有关要求。

　（二）经审核不宜发文的公文文稿，应退回主办部门并说明理由；符合发文条件但内容需作进一步研究和修改的，由主办部门修改后重新报送。

　第十一条

　学校主管领导签发 学校主管领导在发文稿纸上签发，应当签署意见、姓名和完

　整日期。

　第十二条

　登记、印制、校对、分发 （一）已经学校领导签发的公文，印发前应当对公文的审批手续、内容、文种、格式等进行复核；需作实质性修改的，应当报原签发人复审。

　（二）对复核后的公文，应当确定发文字号、分送范围和印制份数并进行登记。登记的主要内容有：时间、标题、主办部门、主送机关、签发人、审稿人、拟稿人等。

　（三）办公室文印人员按《中国海洋大学公文格式》要求进行排版并印制清样。主办部门和办公室必须各自进行复审、校对。公文印制完毕，应当对公文的文字、格式和印刷质量进行检查。

　（四）公文印制完成后，由主办部门上报或下发。下发文件一般各单位只发 1 份，文件会办部门保留 2—3 份。公文底稿由主办部门妥善保管，按有关档案法律法规进行归档。

　公文处理中应注意的事项

　第十三条

　在文种选择上应注意的事项：

　（一）注意区分“请示”和“报告”。“报告”中不能夹带“请示”。“报告”有来无回，上级机关阅知即可，不作批复。“请示”有来有回，为便于上级机关答复，应在附注处注明联系人姓名和电话。

　（二）注意区分“报告”与“意见”。“意见”可以是上行、下行或平行文，“报告”只能是上行文；“意见”中可以有具体的建议和设想，而“报告”中则不可。

　（三）注意区分“请示”与“函”。不能以函的形式向上级部门作请示，函不能对上级使用，是不相隶属机关之间使用的文种。对教育部下属司局或省、市有关职能部门行文可以用函。

　第十四条

　行文规则上应注意的事项：

　（一）上报教育部公文，主送机关写成教育部相关业务司局不符合要求，文件抬头应写“教育部”或“教育部办公厅”，以便于部内公文流转和部领导签批。根据工作需要，主办部门可将文件直送相关业务司局。

　（二）“请示”应当一文一事；一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关。

　（三）除上级领导直接交办的事项外，不得直接向上级领导报送“请示”、“意见”、“报告”或越级请示。

　附

　则

　第十五条

　学校各单位自制公文可参照本办法执行。

　第十六条

　本办法由党委办公室、校长办公室负责解释。

　第十七条

　本办法自发布之日起施行，2004 年 7 月 1 日发布的《中国海洋大学公文制发办法》（海大办字〔2004〕17 号）同时废止。

　附件 2

　 中国海洋大学公文格式

　为进一步规范学校公文制发工作，根据《党政机关公文格式》（中华人民共和国国家标准 GB/9704-2012），特制定《中国海洋大学公文格式》，对学校公文通用的纸张要求、排版和印制装订要求、公文格式各要素的编排规则等进行规定。

　一、公文用纸幅面尺寸及版面要求 1．幅面尺寸 公文用纸采用 GB/T 148 中规定的 A4 型纸，其成品幅面尺寸为：210 mm×297 mm。

　2．页边与版心尺寸 公文用纸天头（上白边）为 37 mm±1 mm，公文用纸订口（左白边）为 28mm±1mm，版心尺寸为 156 mm×225 mm。

　3．字体和字号

　如无特殊说明，公文格式各要素一般用 3 号仿宋体字。特定情况可以作适当调整。

　4．行数和字数 一般每面排 22 行，每行排 28 个字，并撑满版心。特定情况可以作适当调整。

　5．文字的颜色 如无特殊说明，公文中文字的颜色均为黑色。

　二、印制装订要求

　1．制版要求

　 版面干净无底灰，字迹清楚无断划，尺寸标准，版心不斜，误差不超过 1 mm。

　2．印刷要求

　双面印刷；页码套正，两面误差不超过 2 mm。印品着墨实、均匀；字面不花、不白、无断划。

　3．装订要求

　公文应当左侧装订，不掉页，两页页码之间误差不超过 4 mm；订位为两钉外订眼距版面上下边缘各 70 mm 处，允许误差±4mm，钉锯与书脊间的距离为 3mm—5mm；无坏钉、漏钉、重钉，钉脚平伏牢固。

　三、公文格式各要素编排规则 公文格式各要素划分为版头、主体、版记三部分。公文首页红色分隔线以上的部分称为版头；公文首页红色分隔线（不含）以下、公文末页首条分隔线（不含）以上的部分称为主体；公文末页首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分称为版记。页码位于版心外。

　（一）版头 1．发文机关标志 学校发文机关标志主要包括“中国海洋大学文件”和“中共中国海洋大学委员会文件”等。发文机关标志居中排布，上边缘至版心上边缘为 35mm，使用小标宋体字，颜色为红色，以醒目、美观、庄重为原则。

　2．发文字号 编排在发文机关标志下空二行位置，居中排布。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括

　入；发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即 1 不编为 01），在阿拉伯数字后加“号”字。上行文的发文字号居左空一字编排，与签发人姓名处在同一行。

　3．签发人 由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成，居右空一字，编排在发文机关标志下空二行位置。“签发人”三字用 3 号仿宋体字，签发人姓名用 3 号楷体字。

　4．版头中的分隔线 发文字号之下 4 mm 处居中印一条与版心等宽的红色分隔线。

　（二）主体 1．标题

　标题使用2号小标宋体字，编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。

　2．主送机关

　编排于标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个机关名称后标全角冒号。

　3．正文

　公文首页必须显示正文。使用 3 号仿宋体字，编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。文中结构层次序数依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注；第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。

　4．附件说明

　 如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1. XXXXX”）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。

　5．发文机关署名、成文日期和印章 （1）加盖印章的公文 成文日期右空四字编排，印章用红色，不得出现空白印章。在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名，印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。

　联合行文时，一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置，并将印章一一对应、端正、居中下压发文机关署名，最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，印章之间排列整齐、互不相交或相切，每排印章两端不得超出版心，首排印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。

　（2）不加盖印章的公文

　 在正文（或附件说明）下空一行右空二字编排发文机关署名，在发文机关署名下一行编排成文日期，首字比发文机关署名首字右移二字，如成文日期长于发文机关署名，应当使成文日期右空二字编排，并相应增加发文机关署名右空字数。

　（3）加盖签发人签名章的公文

　公文加盖签发人签名章时，在正文（或附件说明）下空二行右空四字加盖签发人签名章，签名章左空二字标注签发人职务，

　以签名章为准上下居中排布。在签发人签名章下空一行右空四字编排成文日期。签名章用红色。

　（4）成文日期中的数字

　用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即 1 不编为 01）。

　（5）当公文排版后所剩空白处不能容下印章或签发人签名章、成文日期时，可以采取调整行距、字距的措施解决。

　6．附注 如有附注，居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。

　7．附件

　附件应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用 3 号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。

　如附件与正文不能一起装订，应当在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注“附件”二字及附件顺序号。

　（三）版记

　1．版记中的分隔线

　版记中的分隔线与版心等宽，首条分隔线和末条分隔线用粗线（高度为 0. 35 mm），中间的分隔线用细线（高度为 0. 25 mm）。首条分隔线位于版记中第一个要素之上，末条分隔线与公文最后...