国家机关政府部门 公文格式设置规范方法 公文写作格式标准 （最新版，建议收藏）
一 、页面设置 1.选择“文件”——“页面设置”选择“页边距”附签，上：3.7 厘米，下：3.5 厘米，左：2.8厘米，右：2.6 厘米。
2.选择“纸张”附签，“纸张大小”设成“A4”。
3.选择“版式”附签，将“页眉和页脚”设置成“奇偶页不同”,在该选项前打“√”，“页脚”设置成“2.5 厘米”。
4.选择“文档网格”附签，“字体设置”，“中文字体”设置为“仿宋”；“字号”设置成“三号”，单击“确定”按钮。
5.进入“文档网格”附签，选中“指定行网格和字符网格”，将“每行”设置成“28”个字符；“每页”设置成“22”行。然后单击“确定”按钮，这样就将版心设置成了以三号仿宋体为标准、每页 22 行、每行 28 个汉字的国家标准。
二 、插入页号 1.选择“插入”——“页码”，“位置”设置为“页面底端（页脚）”，“对齐方式”设置为“外侧”。
2.然后单击“格式”按钮，“数字格式”设置为－１－，－２－，－３－显示格式，单击“确定”按钮，再次单击“确定”按钮完成页码设置。
3.双击页码，选中页码（包括左右两条短线），将页码字号设置成“四号”；字体为宋体的阿拉伯数字；奇数页的页码设置成右空一个汉字，偶数页的页码设置成左空一个汉字。
三 、文号制作 1.平行文或下行文号：文号——三号仿宋、居中显示，编排在发文机关标识下空二行位置。
2.上行文文号：文号——三号仿宋字体、左空一个字的距离；签发人——三号仿宋字体；签发人姓名——三号楷体、右空一个字的距离，编排在发文机关标识下空二行位置。
注：文号一定要使用六角符号。六角符号插入方法：选择“插入”——“符号”——“符号”附签，找到六角符号后，将光标置于准备插入的地方，单击“插入”按钮即可。
四 、公文正文排版 制作公文正文内容：正文内容根据实际需求，可以直接录入文字，也可以从其它软件中将文字复制进来，但必须遵循以下国家标准：
1.标 题——2 号小标宋字体，居中显示，编排于红色分隔线下空二行位置。
2.主送机关——3 号仿宋字体，居左顶格，冒号使用全角方式，编排于标题下空一行位置。
3.正 文——3 号仿宋字体。
4．文种结构层次——依次用“一、” “（一）” “1.” “（1）” 标注。一级标题用 3 号黑体字，二级标题用 3 号楷体，三级和四级和正文一样用 3 号仿宋。
5.附件——是正文内容的组成部分。3 号仿宋字体，在正文下空一行，左空 2 字编排，“附件”二字后标全角冒号和附件名称，附件名称后不标注标点符号。
6.发文机关署名——3 号仿宋字体，距最后一行正文内容 3 个空行放置，以成文日期为准居中编排。
7.成文日期——3 号仿宋字体，发文机关下方右空 4 个字格编排。
8.印章——加盖端正，以成文日期中心为准，印章下端压成文日期。
注：公文正文排版内容请参照“信函格式文件示意图”理解。
五 、版记制作 1.选择“表格”——“插入”——“表格”，设置“列数”为 1，“行数”为 2。
2.选中表格，单击鼠标右键——表格属性——“表格”附签，“对齐方式”设置为“居中”。
3.然后单击“边框和底纹”按钮，在“预览”窗口中将每行的下线选中，竖线取消；同时，设置第一行和最后一行下线的宽度为 1½磅，中间一行下线宽度为½磅，点击“确定”。
4.进入“表格属性”——“列”附签，设置指定宽度为 15.6 厘米，点击确定。
5.在制作成功的表格第一行，输入主送单位、抄送单位，用 4 号仿宋体字，编排在印发机关和印发日期之上一行，左右各空一字编排，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送机关名称后标句号；表格第二行，输入印发机关、印发日期，用 4 号仿宋体字，印发机关左空一字，印发日期右空一字后加“印发”二字。
注：因现行的规范是要求公文双面打印的，因此公文的最后一页必定是偶数页，也就是如果公文在奇数页完结，则要版记排在背面的偶数页，否则背面偶数页空白，不是一个整体。
六 、打印设置 机关公文打印采用双面印刷，左侧装订，现有大部分打印设备只具备单面打印功能，请按以下步骤设置文本打印。
1.选择“文件”——“打印”——“打印（R）”，设置奇数页，点击“确定”。
2.将打印完毕的奇数页文件，空白背面按顺序叠放，放置打印设备送纸盒。
3. 选择“文件”——“打印”——“打印（R）”，设置偶数页，点击“确定”。
上述版面设置方法是拟制各种公文的前提条件，也是“套打”输出红头文件首页的基础。为便于理解，后附公文格式图解说明，请参照学习。
附：机关正式公文格式图解
详细说明：
一、眉首部分
主要标识公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人等要素。
1.公文份数序号。
公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。标识时，用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第 1 行。
2.秘密等级和保密期限。
秘密等级是指涉密公文的保密程度，分“秘密”、“机密”、“绝密”三级。新《办法》规定，涉及国家秘密的公文应当标明密级和保密期限，“绝密”、“机密”级公文还应当标明份数序号，“秘密”、“机密”、“绝密”公文均应标注保密期限。标识秘密等级时，用 3 号黑体字，顶格标识在版心右上角第 1 行，两字之间空 1 字;如需同时标识秘密等级和保密期限，用 3 号黑体字，顶格标识在版心右上角第 1 行，秘密等级和保密期限之间用“★”隔开。
3.紧急程度。
急件公文分为“特急”、“急件”两种。其中，电报应当分别标识“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。标识时，用 3 号黑体字，顶格标识在版心右上角第 1 行，两字之间空 1 字;如需同时标识秘密等级与紧密程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第 1 行，紧急程度顶格标识在版心右上角第 2 行。
4.发文机关标识。
发文机关标识由发文机关名称和“文件”二字组成，如“××省人民政府文件”等。对一些特定公文可只标识发文机关名称(函件)。发文机关标识应当使用发文机关全称或规范化简称。标识位置是上边缘到版心上边缘 25mm 处，上报的公文发文机关标识在上边缘到版心上边缘 80mm 处。国家质量技术监督局发布的《国家行政机关公文格式》还规定，发文机关标识推荐使用小标宋体字，用红色标识。字号一般应小于 22mmX 15mm。。联合行文时，主办机关名称排列在前，“文件”二字置于发文机关名称右侧，
上下居中排布。联合行文机关过多时，必须保证公文首页显示正文。
5.发文字号。
由发文机关代字、年份、序号组成，如“×政发〔1999〕82 号”，“×政发”指发文机关代字，“ 〔1999〕 ”指年份，“ 82 号”指发文序号。整个意思就是××省人民政府在 1999 年所发的第 82 号文件。标识位置在发文机关标识下空 2 行处，用 3 号仿宋体字，居中排布;年份、序号用阿拉伯数码标识;年代应用全称，用六角括号“〔〕”括入;序号不编虚位，即不编为 001，不加“第”字。(在日常文件中，没有认真学习过的，这一部分出现错误的比较多) 6.签发人。
上报的公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空 1 字，签发人姓名居右空 l 字;签发人用 3 号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用 3 号楷体字标识签发人姓名。如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第 1 行，其他签发人从第 2 行起在与主办单位签发人姓名对齐处按发文机关顺序依次顺排，同时，使发文字号与最后一个签发人姓名同处一行，并下移红色反线，使红色反线与发文字号继续保持为 4mm。
二、主体部分
主要标识公文标题、主送机关、正文、附件、成文时间、发文机关印章、附注等要素。
1.公文标题。
一般由发文机关名称、概括而成的公文主要内容和公文种类组成，如《××省人民政府关于大力发展民营科技企业的决定》、《××省人民政府办公厅关于进一步做好春季农业生产和当前农村经济工作的通知》等。公文标题是文件内容的高度概括，文字要求准确、简要、概括，书写时要居中书写，用 2 号小标宋体字。回行时要注意做到词意完整，排列居中对称，间距恰当，做到既有美感，又要避免产生异义。除法规、规章名称加书名号外，公文标题一般不用标点符号。
2.主送机关。
指公文的主要受理机关，书写时应当使用全称或规范化简称、统称。上行文一般只写一个主送机关，必须同时报送几个主送机关的，可以用抄送形式;下行文可以有两个以上的主送机关，但是，如果主送机关过多，则一般用规范的统称，如“各地行政公署，各市、自治州人民政府，省政府各部门:”等。标识位置在标题下空 1 行处，左侧顶格用 3 号仿宋体字标识，回行时仍顶格;最后一个主送机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记中的主题词之下，抄送之上，标识方法同抄送。
3.公文正文。
标识在主送机关名称下一行，每自然段左空 2 字，回行顶格。数字、年份不能回行。
4.附件。
公文如有附件，在正文下空一行左空 2 字处，用 3 号仿宋体字标识，后标全角冒号和名称。附件如有序号，使用阿拉伯数码，如“附件:1××××××、”。附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第 l 行顶格标识“附件”，有序号时标识序号。如附件与公文正文不能一起装订，应当在附件左上角第 1 行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件(或带序号)。
5.成文日期。
以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。电报以发出日期为准。成文日期需要完整写出年、月、日，而且必须用汉字书写(“零”写为“O”)。成文时间标识时，右边要空 4 字。
6.发文机关印章。
按照《××省实施＜国家行政机关公文处理办法＞细则(试行)》“公文除以电报形式发出的加盖发报专用章外，其他公文一律加盖印章。单一机关制发的公文盖印的位置一般应上距正文 2mm~4mm。，以端正、居中、下压成文时间为标准。当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文时间上;当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文时间上。联合行文的印章:当联合行文需加盖两个印章时，应将成文时间
拉开，左右各空 7 字;主办机关印章在前;两个印章均压成文时间。两印章间互不相交或相切，相距不超过 3mm。当联合行文需加盖 3 个以上印章时，应将各发文机关名称排在发文时间和正文之间。主办机关印章在前，每排最多排 3 个印章，两端不得超出版心;最后一排如余一个或两个印章，均居中排布。最后一排印章之下右空 2 字标识成文时间。这里需要注意的是，新《办法》规定，联合上报的公文，由主办机关加盖印章，而旧《办法》只是规定，联合上报的非法规性文件由主办机关加盖印章。
7.附注。
指需要说明的其他事项。公文如有附注，用 3 号仿宋体字，居左空 2字加圆括号标识在成文时间下一行。上行文的“请示”文种中，应当在附注处注明联系人的姓名和电话。
三、版记部分
主要标识主题词、抄送机关、印发机关和印发时间等要素。
1.主题词。
是进行文献标引、存储、检索等工作的工具，位于附注之下，抄送机关之上，它是实现机关办公自动化，提高办公效率和质量的一个重要环节。一般的排列次序为:反映公文内容的主题词在前，反映公文形式的主题词在后。在单主题公文中，反映公文中心内容的主题词在前，反映公文分述内容的主题词在后;在多主题词公文中，反映公文内容的各主题词按其出现的先后次序排列。主题词用 3 号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号，词目用 3 号小标宋体字，词目之间空 1 字。
2.抄送机关。
指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关。公文如有抄送，在主题词下一行，左空 1 字用 3 号仿宋体字标识，后标全角冒号。抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐。在最后一个抄送机关后标句号。
3.印发机关和印发时间。
位于抄送机关之下(无抄送机关在主题词之下)占 1 行位置，用 3 号仿
宋体字。印发机关左空 1 字，印发时间右空 1 字。印发时间以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。
四、其他
1.格式中的几个用线。
(1)在眉首与主体之间，一般用一条红色的间隔线。使用这条线的区别是，党的领导机关如中央、省委、地委、县委文件的间隔线中间有一颗红角星，行政机关如国务院、省政府、市政府、县政府的文件一般采用一条连续的横线，中间没有红角星。这条线一般在发文字号下 4mm 处与版心等宽，采用红色反线。
(2)版记中各要素之下均加一条黑色反线，宽度同版心。
2.用纸。
公文用纸一般采用 GBA 4 型，成品幅面尺寸为 210mm ×297mm，纸张定量为 60g/m2 ~80g/m2 的胶版印刷纸或复印纸。纸张白度为 85%~90%,横向耐折度大于或等于 15 次，不透明度大于或等于 85%，PH 值为 7.5~9.5。
3.当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。
4.排版规格与印制装订要求。
(1)排版规格。正文用 3 号仿宋体字，一般每面排 22 行，每行排 28 个字。
(2)印刷要求。双面印刷，页码套正，两面误差不得超过 2mm。黑色油墨应达到色谱所标 BI100%，红色油墨应达到色谱所标 Y80%.M80%。印品着墨实、均匀，字面不花、不白、无断划。
(3)装订要求。公文应左侧装订，不掉页。包本公文的封面与书芯不脱落，后背平整、不空。两页页码之间误差不超过 4mm。骑马订或平订的订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各 1/4 处，允许误差±4mm。平订钉锯与书脊间的距离为 3mm~5mm。
5.页码。
用 4 号半角白...
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