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国家标准公文格式机关政府部门写作规范(2021建议收藏)

时间:2021-10-19 12:19:58

 国家机关政府部门公文格式标准 (2021 年最新版,建议收藏!)

  1. 公文格式要求及字体大小、页边距(国家标准)

 标题

 : : 公 文标题由发文机关、发文事由、公文种类三部分组成,称为公文标题“三要素”。一般用 2 号小标宋简体,分一行或多行居中排布;回行时,要做到词意完整,排列对称,长短适宜,间距恰当,标题排列应当使用梯形或菱形 主送机关 :

 上级机关对下级机关发出的指示、通知、通报等公文,叫普发公文,凡下属机关都是受文机关,也就是发文的主送机关;下级机关向上级机关报告或请示的公文,一般只写一个主送机关,如需同时报送另一机关,可采用抄报形式。主送机关一般写在正文之前、标题之下、顶行写。

 在标题下空 1 行,左侧顶格用 3 号仿宋体排印,回行时顶格,最后一个主送机关名称之后用全角冒号。

 正文: : 这是公文的主体,是叙述公文具体内容的,为公文最重要的部分。正文内容要求准确地传达发文机关的有关方针、政策精神,写法力求简明扼要,条理清楚,实事求是,合乎文法,切忌冗长杂乱。请示问题

 应当一文一事,不要一文数事。

 文中的结构层次序数应准确掌握和使用。

 正文一般用 3 号仿宋体字 ,每个自然段左空二字,一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注 发文机关

 写在正文的下面偏右处,又称落款。发文机关一般要写全称。也可盖印,不写发文机关。机关印章盖在公文末尾年月日的中间,作为发文机关对公文生效的凭证。

 发文日期

 公文必须注明发文日期,以表明公文从何时开始生效。发文日期位于公文的末尾、发文机关的下面并稍向右错开。发文日期必须写明发文日期的全称,以免日后考察时间发生困难。发文日期一般以领导人签发的日期为准。

 一般以领导人最后签发的日期为准,经会议讨论通过的决议、决定等以会议通过的日期为准。应用阿拉伯数字编写成文日期,如 2013 年 7 月 9 日,成文日期在正文之下一般空 2 行、右边空 4 个字,用 3 号仿宋体排印,发文单位署名在成文日期上一行和日期居中对齐。

 抄送单位

 是指需要了解此公文内容的有关单位。一般均用上下两条线隔开,抄送指除主送机关以外的其他需要告知公文内容(需要执行或知晓内容)的上级、下级和无隶属关系的机关,应当用全称或规范化简称、统称。

 抄送机关名称标注在印制版记上方,主题词下方,用横线把主题词和印制版记隔开,抄送机关名称前加“抄送”2 字用 3 号仿宋体字左边空 1 字排字,后标全角冒号。抄送机关名称之间用顿号或逗号隔开,末尾用句号。一行不够用二行,二行与冒号后对齐。

 行间距: : 一般设置“固定值”28 磅 字间距: : 一般不做要求(军用文书有每行多少字,每页多少行的要求) 页

 码:

 一般用 4 号半角宋体阿拉伯数字,编排在公文版心下边缘之下,数字左右各放一条一字线;一字线上距版心下边缘 7mm。单页码居右空一字,双页码居左空一字。公文的版记页前有空白页的,空白页和版记页均不编排页码。公文的附件与正文一起装订时,页码应当连续编排。

 公文纸一般采用国内通用的 6 16 开型,推荐采用准 国际标准 A4型,供张贴的公文用纸幅度面尺寸,可根据实际需要确定。

 文件版头

  正式公文一般都有版头,标明是哪个机关的公文。版头以大红套字印上“××××××(机关)文件”,下面加一条红线(党的机关在红线中加一五角星)衬托。

  公文编号

  一般包括机关代字、年号、顺序号。如:“国发〔1997〕5号”,代表的是国务院一九九七年第五号发文。“国发”是国务院的代字,“〔1997〕”是年号,(年号要使用方括号“〔〕”),“5 号”是发文顺序号。几个机关联合发文的,只注明主办机关的发文编号。编号的位置:凡有文件版头的,放在标题的上方红线与文头下面的正中位置;无文件版头的,放在标题下的右侧方。编号的作用:在于统计发文数量,便于公文的管理和查找;在引用公文时,可以作为公文的代号使用。

  签发人

  许多文件尤其是请示或报告,需要印有签发人名,以示对所发文件负责。签发人应排在文头部分,即在版头红线右上方,编号的右下方,字体较编号稍小。一般格式为“签发人:×××”。

  机密等级

  机密公文应根据机密程度划分机密等级,分别注明“绝密”、“机密”、“秘密”等字样。机密等级由发文机关根据公文内容所涉及的机密程度来划定,并据此确定其送递方式,以保证机密的安全。密级的位置:通常定格标在版心右上角第一行。机密公文还要按份数编上号码,印在文件版头的左上方,以便查对、清退。

 紧急程度

  这是对公文送达和输时限的要求,分为“急件”、“紧急”、“特急”几种。标明紧急程度是为了引起特别注意,以保证公文的时效,确保紧急工作问题的及时处理。紧急程度的标明,通常也是放在标题左上方的明显处。

  阅读范围

  根据工作需要和机密程度,有些公文还要明确其发送和阅读范围,通常写在发文日期之下,抄报抄送单位之上偏左的地方,并加上括号。如:“(此件发至县团级)”。行政性、事务性的非机密性公文,下级机关对上级机关的行文,都不需特别规定阅读范围。

  附件

  这是指附属于正文的文字材料,它也是某些公文的重要组成部分。附件不是每份公文都有,它是根据需要一般作为正文的补充说明或参考材料的。公文如有附件,应当在正文之后 、发文机关之前,注明附件的名称和件数,不可只写“附件如文”或者只写“附件×件”。

  置于主件之后,另起一页开始排印,与主件装订在一起。

 公文如有附件,要在正文最后一行后空 1 行的左侧空 2 个字,用3 号仿宋体字排印“附件”2 字后标全角冒号和附件名称。如有 2个以上附件,用阿拉伯数字依次标注序号。附件名称长需要回行时,应当与附件名称的文字对齐序号后面用小圆点。

 例如“附件:1.XXXXXXXXXX” 附件的首页左上角顶格用 3 号黑体字排印“附件”2 字及附件的顺序号。党委仅用"附",十五、其他。公文文字一般从左至可横写、横排。拟写、誊写公文,一律用钢笔或

 毛笔,严禁使用圆珠笔和铅笔,也不要复写。公文纸一般用 16开,在左侧装订。

  印章

  除“会议纪要”和以电报形式发出的公文外,均应加盖发文机关的印章。印章距正文 2mm―4mm 居中压成文日期。当印章下弧无文字时,采用下套方式,即仅以下弧线压在成文日期上;当印章下弧有文字时,采用中套方式,即印章的中心线压在成文日期上。

  印制版记

  由发文机关名称、印发日期及两条横线组成。印发机关左空1 字,印发时间右空 1 字,用 3 号仿宋体字排印。印发时间用阿拉伯数字、年份不能简写。上行文的,印发日期后接着排印“印”字;下行文平行文的,排印“印发”2 字。

  公文格式的三要素:标题、正文、版记。

 2 2 、特定格式

 信函式格式

  发文机关名称上边缘距上页边的距离为 30mm,推荐用小标宋体字,字号由发文机关酌定;发文机关全称下 4mm 处为一条武文线(上粗下细),距下页边 20mm 处为一条文武线(上细下粗),两条线长均为 170mm。每行居中排 28 个字。发文机关名称及双线均印红色。两线之间各要素的标识方法从本标准相应要素说明。

  命令格式

  命令标识由发文机关名称加“命令”或“令”组成,用红色小标宋体字,字号由发文机关酌定。命令标识上边缘距版心上边缘 20mm,下边缘空 2 行居中标识标识令号;令号下空 2 行标识正

 文;正文下一行右空 4 字标识签发人签名章,签名章左空 2 字标识签发人职务;联合发布的命令或令的签发人职务应标识全称。在签发人签名章下一行右空 2 字标识成文时间。分送机关标识方法同抄送机关。其他要素从本标准相关要素说明。

  会议纪要格式

  会议纪要标识由“×××××会议纪要”组成。其标识位置同 8.1.4,用红色小标宋体字,字号由发文机关酌定。其他要素从本标准相关要素说明。

 3 3 、公文用纸

 采用国际标准 A4 型纸,其成品幅面尺寸为:公文用纸上白边(天头)宽为 20mm±0.5mm,下白(地脚)宽 7mm±0.5mm,左白边(订口)宽 20mm±0.5mm,右白边(翻口)宽 15mm±0.5mm。首页不要页码.为了防止出现“此页无正文”字样,在调整行距、字距时,每页既可减少 1 行,每行可减少 1―2 个字,也可每页增加1―2 行,每行增加 1―2 个字。

 公文要双面印刷。

 公文页码用4 号半角白体阿拉伯数字标注,置于版心下边缘之下一行,数字左右各放一条 4 号一字线,一字线距版心下边缘 7mm,单页码居右空 1 字,双页码居左空 1 字。

 公文装订与公文排印一致,左侧装订,不掉页。

  其它:

 一、眉首部分

 主要标识公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人等要素。

 1.公文份数序号。

 公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。标识时,用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第 1 行。

 2.秘密等级和保密期限。

 秘密等级是指涉密公文的保密程度,分“秘密”、“机密”、“绝密”三级。新《办法》规定,涉及国家秘密的公文应当标明密级和保密期限,“绝密”、“机密”级公文还应当标明份数序号,“秘密”、“机密”、“绝密”公文均应标注保密期限。标识秘密等级时,用 3 号黑体字,顶格标识在版心右上角第 1 行,两字之间空 1 字;如需同时标识秘密等级和保密期限,用 3 号黑体字,顶格标识在版心右上角第 1 行,秘密等级和保密期限之间用“★”隔开。

 3.紧急程度。

 急件公文分为“特急”、“急件”两种。其中,电报应当分别标识“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。标识时,用 3 号黑体字,顶格标识在版心右上角第 1 行,两字之间空 1 字;如需同时标识秘密等级与紧密程度,秘密等级顶格标识在版心右上角第 1 行,紧急程度顶格标识在版心右上角第 2 行。

 4.发文机关标识。

 发文机关标识由发文机关名称和“文件”二字组成,如“××省人民政府文件”等。对一些特定公文可只标识发文机关名称(函件)。发文机关标识应当使用发文机关全称或规范化简称。标识位置是上边缘到版心上边缘 25mm 处,上报的公文发文机关标识在上边缘到版心上边缘 80mm 处。国家质量技术监督局发布的《国家行政机关公文格式》还规定,发文机关标识推荐使用小标宋体字,用红色标识。字号一般应小于 22mmX 15mm。。联合行文时,主办机关名称排列在前,“文件”二字置于发文机关名称右侧,上下居中排布。联合行文机关过多时,必须保证公文首页显示正文。

 5.发文字号。

 由发文机关代字、年份、序号组成,如“×政发〔1999〕82 号”,“×政发”指发文机关代字,“ 〔1999〕 ”指年份,“ 82 号”指发文

 序号。整个意思就是××省人民政府在 1999 年所发的第 82 号文件。标识位置在发文机关标识下空 2 行处,用 3 号仿宋体字,居中排布;年份、序号用阿拉伯数码标识;年代应用全称,用六角括号“〔〕”括入;序号不编虚位,即不编为 001,不加“第”字。(在日常文件中,没有认真学习过的,这一部分出现错误的比较多) 6.签发人。

 上报的公文需标识签发人姓名,平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空 1 字,签发人姓名居右空 l 字;签发人用 3 号仿宋体字,签发人后标全角冒号,冒号后用 3 号楷体字标识签发人姓名。如有多个签发人,主办单位签发人姓名置于第 1 行,其他签发人从第 2 行起在与主办单位签发人姓名对齐处按发文机关顺序依次顺排,同时,使发文字号与最后一个签发人姓名同处一行,并下移红色反线,使红色反线与发文字号继续保持为4mm。

  二、主体部分

 主要标识公文标题、主送机关、正文、附件、成文时间、发文机关印章、附注等要素。

 1.公文标题。

 一般由发文机关名称、概括而成的公文主要内容和公文种类组成,如《××省人民政府关于大力发展民营科技企业的决定》、《××省人民政府办公厅关于进一步做好春季农业生产和当前农村经济工作的通知》等。公文标题是文件内容的高度概括,文字要求准确、简要、概括,书写时要居中书写,用 2 号小标宋体字。回行时要注意做到词意完整,排列居中对称,间距恰当,做到既有美感,又要避免产生异义。除法规、规章名称加书名号外,公文标题一般不用标点符号。

 2.主送机关。

 指公文的主要受理机关,书写时应当使用全称或规范化简称、统称。上行文一般只写一个主送机关,必须同时报送几个主送机关的,可以用抄送形式;下行文可以有两个以上的主送机关,但是,如果主送机关过多,

 则一般用规范的统称,如“各地行政公署,各市、自治州人民政府,省政府各部门:”等。标识位置在标题下空 1 行处,左侧顶格用 3 号仿宋体字标识,回行时仍顶格;最后一个主送机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时,应将主送机关名称移至版记中的主题词之下,抄送之上,标识方法同抄送。

 3.公文正文。

 标识在主送机关名称下一行,每自然段左空 2 字,回行顶格。数字、年份不能回行。

 4.附件。

 公文如有附件,在正文下空一行左空 2 字处,用 3 号仿宋体字标识,后标全角冒号和名称。附件如有序号,使用阿拉伯数码,如“附件:1××××××、”。附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订,并在附件左上角第 l 行顶格标识“附件”,有序号时标识序号。如附件与公文正文不能一起装订,应当在附件左上角第 1 行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件(或带序号)。

 5.成文日期。

 以负责人签发的日期为准,联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。电报以发出日期为准。成文日期需要完整写出年、月、日,而且必须用汉字书写(“零”写为“O”)。成文时间标识时,右边要空 4 字。

 6.发文机关印章。

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