江西省慈善总会办公文件资料管理办法

　江西省慈善总会办公文件资料管理办法

　为了加强总会文件资料管理工作，有效地保护和利用档案，我计划对总会办公室文件资料管理进行系统管理，具体如下。

　总会办公室文件资料即指对总会有保存价值的各种文书、图表、账册、凭证、报表、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。

　 资料管理工作实行统一领导，分级保管、分级查阅的原则，进行网络化管理。由总会指定专人负责资料管理工作，总会秘书长统一领导，办公室负责接收，收集、整理、立卷、保管。

　一、资料的管理

　整理办法 1. 方法：以问题特征为主，立小卷，一事一卷。

　2. 步骤：

　A. 收集：文书档案应当年立前一年的卷，并预立当年的卷。

　B. 整理：根据分类和成立时间整理。

　C. 分类：根据下述分类方法分类 D. 立卷：区分不同价值确定保管期限：永久、长期、短期。

　过程管理 1. 属于总会保管的档案：总会各部门的工作人员做好平时文件的预立卷工作，并在事件结束后或在每月月底前将本月需归档的预立卷的文件整理成册移交办公室保管，任何人不得据为己有。

　2. 属部门保管的档案：在每季度末汇编成册上报办公室，各分级保管者在每年的二月十日前将档案总目录、预立卷材料的目录交办公室。

　监督 办公室根据各部门和各部门上报的档案总目录、预立卷材料的目录，进行定期或不定期的检查，来监督各部门及各部门档案的管理工作。

　销毁 须报秘书长批准，销毁时应有两人以上负责监销，并在清单上签字。

　资料分类及编号 指定资料员经办公室培训后，按有关档案分类及编号要求操作。

　各种经济合同按《合同管理规定》处理。

　借阅 需要借阅文档的，应填好档案查阅单，不得随意外带有关总会重要的文件材料，确因工作需要外带，需办理档案外借手续，经办公室核准后，方可带出，用毕即归还。阅档人对所借阅档案必须妥善保管，不得私自复制、调换、涂改、污损、划线等，更不能随意乱放，以免遗失。

　分级查阅 具体的查阅分档，总会拥有绝对的制定权。

　二、资料的备份 1、总会所有有价值的文件、报表、业务记录等必须备份。

　2、同时采用电脑管理和工作，便于资料的数字化处理和保存。

　3、总会资料应同时在办公室二台内保存，以备电脑出现故障时有其他电脑备份。