摘 要：随着信息时代的发展，档案也顺应时代发展走向数字化。数字档案的销毁作为整个档案处理流程当中的末端环节，往往不能够引起足够的重视。但是档案销毁在整个档案处理流程当中，却是极其重要的。档案销毁不仅关系到档案本身，也会牵扯到档案所属的公司单位。如果档案销毁不彻底，将会对相关公司和单位造成不可估量的伤害。本文将主要对数字档案的销毁与相关的制度进行简单的分析和介绍。
关键词：档案处理;数字档案销毁;数字档案制度
档案，通常是指人们在各类社会活动当中直接形成的不同形式的具有一定保存价值和可以备用查看的原始记录。数字档案则是通过计算机技术、扫描技术、数字摄影技术、数据库技术、储存技术以及多媒体技术等而形成的一种新型档案。数字档案通过数字化的形式存储到存储载体以及云端，可以通过计算机对其进行管理以及通网连接。数字档案的销毁比普通档案更为复杂。下面就数字档案销毁的原则、方法及相关制度进行阐析。
一、数字档案销毁的相关原则
1.先鉴后销
数字档案依据其不同的秘密等级，对应不同销毁方式以及准则要求。人员在对数字档案进行销毁前，首先要对需要销毁的文件做认真的核对和细致的分析，确保所销毁档案为要求销毁档案，确定电子档案秘密等级。将需要销毁档案进行明确等级划分之后，再按照相应准则与要求对电子档案进行销毁。
2.统一管理
政府机关以及公司企业单位，对数字档案销毁的相关工作要进行系统统一的管理。同一单位要明确一套标准、一套等级制度的原则。电子档案的销毁要建立专门的工作部门，要做到专人专责。
3.确保安全
对于具有相关秘密等级的电子档案，不仅要建立绝对统一的档案销毁部门，同时要对负责电子档案销毁的工作人员进行相关的电子档案保密教育，要对工作人员相关的保密知识进行考核和检查。在最大程度上避免信息泄露。
二、数字档案销毁方法
数字档案的销毁总体分为载体销毁和数据销毁两大类。数据销毁即对相关的电子信息数据进行销毁，载体销毁则是对储存数据的储存介质进行销毁。二者各有利弊，数据销毁对相应数据清除不好可能会被恢复，但是不会损坏载体;载体销毁毁坏彻底，但是会毁坏载体。
1.數据销毁
计算机或其他存储设备在捐赠或者是转售之前，首先应当将设备当中的电子档案记录进行彻底完全的清除。使对应电子档案数据无法还原，保护信息资料的安全，避免信息泄露。尤其是国家层级的涉密资料，更要确保数据销毁的彻底性。数据销毁的方法主要包括覆写法、格式化等。
（1）格式化
格式化能够对储存磁盘当中的电子信息资料做出初始化的设置，从而一次性的将磁盘当中的所有数据全部清除。格式化可以分为高级格式化还有低级格式化两种形式，其主要判定依据是进行格式化是具体的实施过程。高级格式化和低级格式化都可以用在硬盘数据的销毁当中，但是低级格式化不适用于软盘数据销毁。低级格式化对硬盘的寿命有一定程度上的负面影响，带有一定的损耗性。所以用户在非必需的情况下，建议不要把低级格式化作为首选。
同时，无论是高级格式化还是低级格式化，都存在数据恢复的可能。但是相比而言，低级格式化销毁的更为彻底，还原可能性更低。如果电子档案是秘密等级及以下的，可以采用低级格式化。但以上两种方法并不适用于高密级的电子档案数据销毁。
（2）覆写法
覆写法的主要销毁方式是通过将原有数据消除后写入新的数据从而达到数据销毁的目的。覆写法的主要功能是对原有数据进行掩盖。但是多次复写后不仅可能导致存储载体的破坏，同时可能出现相应的数据遗失。覆写法可以对一些秘密等级不高的档案进行销毁，特别是针对于介质中部分内容的针对性销毁。
2.介质销毁
介质销毁是通过对电子档案所依存的存储介质做出破坏，从而达到数据销毁的目的。介质销毁相比数据销毁来说，更为彻底。
（1）焚毁法
焚毁法是指对一些可以进行高温焚烧的载体通过高温焚烧载体的方法破坏储存介质，从而达到数据销毁的目的。焚毁法是一种对于准备废弃的存储介质进行数据销毁的完全处理方法。采用焚毁法销毁的数据不可被恢复，电子数据档案能够被永久性清除。
（2）泡水法
泡水法是指将具有磁性的载体直接丢到水里的数据销毁方式。水从存储载体外壳浸入内部，而后对磁盘上记录数据的磁粉进行破坏，从而将电子档案数据完全销毁。数据销毁的彻底程度要依据浸水程度决定。
（3）物理破坏法
物理破坏是指通过铁锤敲击或者刀割的方式对存储载体的外形进行破坏，从而使存储载体无法读取数据。这种通过外界用力强制破坏载体的方法，能够最大程度的确保电子档案数据销毁的完全彻底。
三、数字档案的相关制度
目前我国的电子档案文件制度，仍然存在条款内容空泛，要求不够明确等，相对来说制度拟定不够细致。当前情况下，和欧美国家的的销毁制度相比仍然存在很多不足之处。我们应当针对已有的数字档案相关制度和当下数字档案销毁情况，对相关制度做出进一步完善。
制度的完善首先要从从事相关销毁工作的人员抓起。要重点培养一批能够进行数字档案销毁的专业人员。同时，制定数字档案销毁的相关规定与制度时，首先要对相关专业人员做出咨询。数字档案销毁的制度拟定要考虑到制度的可行性以及其实用性，避免制度过大过空，规定尽量做到细致具体。要能够通过制度对相关从事数字档案销毁的人员提供指导和依据，让数字档案的销毁工作更加合理化、规范化。
数字档案销毁的制度主要应当包括以下几个部分：
（一）数字档案在进行销毁前，应当对所销毁做出鉴定，同时将鉴定情况做好记录。
（二）数字档案的销毁应当经过相关部门的审批，同时进行相关的手续登记。
（三）与数字档案中电子信息数据相关的存储载体在需要淘汰、更换或者有安全风险时，要对数字档案进行预销毁的处理，避免档案泄露。
（四）要建立相关的数字档案销毁责任制，相关负责部门要落实好相关的数字档案销毁工作。
（五）涉密数字档案应当依据国家规定的保密标准做出销毁处理，同时要对可能发生的数字档案信息泄露的紧急情况拟定相应的应急预案，保证数字档案的信息安全和数字档案销毁的可靠性。
（六）对于数字档案销毁工作要建立成体系的监督机制，销毁工作要做好定期的评估。
参考文献
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[3]连华.纸质档案数字化处理的工作流程[J].办公自动化（综合版）.2007（07）
（作者单位：青岛科技大学高密校区管理服务中心）
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