公司 采购作业实施制度范例
现举某厂采购作业实施制度范例，用以说明采购作业实施制度中的总则、供应厂商、采购作业、采购异常处理等相关条文的具体内容。
（一）总则 第一条为使采购作业有章可循，规范采购作业事务，提高采购成效，特制定本制度。
第二条 要求
1.采购对象 采购前对物资质量、性能，供应商报价水平、交货期限，售后服务等做出评价，以供选择时参考。
2.价格质量 以合理价格采购较高品质的物资。
3.时限 配合使用部门需要日期及需要量，联络供应商及时供应。
第三条 采购方式 采购部门应现物资的使用状况、用量采购频率、市场住需状况、交易优及价格稳定性等因素，选择最有利的采购作业方式来办理采购业务。
1.定期合同采购 对于经常使用且生产过程中不可或缺的或经常使用且市场价格稳定的生产物资，可选用本方式办理。
2.特约厂商采购 对于用量、费用不太高的单项物资，可简化采购作业，由采购部门择定特约厂商，介绍使用部门直接向该厂商洽购。但在付款前应送采购部门审核。不高手市价时予以付款。
3.一般采购 不适用于前述采购方式者，采购部门按请购部门提出的请购单、逐笔询价、议价、在了解交易条件后订购。
第四条 采购期限 ①采购部门应按照请购部门提出的需要日期办理采购。为达到这一要求，必须掌握适当的采购时机，采购部门应召集有关部门按物资的特性、采购地区及市场供需状况等拟订各项物资采照作业处理期限，早，总经理核准后公布实施。原则 上应以供货合同拟明的交货期限为准，加计请购呈批及验收所需时间。
②原定采购作业处理期限变更时，采购部门应专函报告具体原因，呈，总经理核准后，通知各有关部门，以利于物资存量管制及适时提出请购。
第五条 核批权限 特约厂家采购项目由经理核批，涉及资金超过元时呈，总经理核批。
（二）供应厂商 第六条 各项生产物资的供应厂商至少应有三家，各家背景及交易资料应记载于供应厂商资料卡仔档备用。对于未达标准的生产物资，
采购部门应开发新供应商，或报送主管部门拟定物资供应开发计划。
第七条 由生产管理部门会同采购人员实地考察新供应商的生产设备、工艺流程、生产施力、产品质量等以后填制供应厂商资料卡。呈总经理核准后，列为备选厂商。
第八条 对于交货质量不良、无法按期交货或停止营业的供应厂商应予撤销设定。届时应该由采购部门以签呈方式说明原因，送生产管理部门复查，并呈总经理核准后，通知对方。
（三）采购作业 第九条 询价作业。
1.按请购单或外购单询价 采购部门收件人员收到请购单或外购单时，即加盖收件章，转采购经办人员办理询价作业 2。
2.检查请购单或外购单填写是否正确 各采购人员收到请购单或外购单时，应先判断请购物资的品名 、规格、需求日期、数量等是否填写明确，有无供应厂商报价。对于资料填写不全或规格不详者，注明“填单异常，说明欠详”等字样后退回请购部门修订。
3.询价程序 ①由采购人员参考过去采购记录或供应厂商资料至少拟定三家询价对象（独家代理、原厂牌零配件无法替代等并报经主管核准者除外），并填记在请购单上。
②对于合同采购项目，采数部门应要求加工厂商填写成本分析复
连同报价单一并送来，作为议价参考。
③采购人员询价时，应将询价截止日期填注于请购单内，以便通知供应厂商。
④采购人员在通知供应厂商提供报价后，应紧跟催促报价进度。
4.询价后的议价 如果询价完成后，采购助理人员应将询价、报价的全部资料整理报送采购人员据以议价。
5.重新询价 报价物资的规格较复杂或与请购物资规格不尽相同时，采购人员 可将全部询价资料填制采购事务征询单，连同有关报价资料送请购部门签注意见。签注完成后，送交采购人员按请购部门意见处理，必要时重新询价。
第十条 议价作业 1.议价准备采购人员收到不需会签或已会签完成的询价、报价资料时，应结合会签结果和各厂商报价，查阅前购记录及供应商资料卡、市场行情，经成本分析后，拟定议价对象、议价策略及拟购底价（并报告有关主管），以供议价时用。
2.议价事项。
①议价时除注意质量、价格外，还应注意交货期有无保证，能否向供应厂商争取分期付款等。
②议价可采用多种形式进行。议价完成后，由采购人员拟定合作对象，是请有关主管批准。
第十一条 订购作业 ①由采购人员在请购单上填记订购日及约定日，再交由采购人员填制采购联络函，寄送供应厂商。将请购单第二联送仓库以待收料。
②需预付订金或采购金额较大，或有附带条件的采购项目，采购人员应先与供应厂商签订供销合同书。合同书正本两份，一份存采购部门，一份存供应厂商;副本若干份，分存请购部门 、收料部门、会计部门。
（四）采购异常处理 第十二条 请购项目的撤销 各采购人员收到原请购部门送来的撤销请购单后按下列方式办理：
①如果原请购项目尚未办理，由采购人员在原请购单据上加盖“撤销”章，再交由采购人员将原请购单与撤销请购单第二联退原请购部门，第一联自存，按一般请购单据存档方式处理。
②如果原请购项目已向供应厂商订购，由采购人员与供应厂商接治撤销订购，经供应厂商同意撤销后，向供应厂商取回采购联络函，依第①项方式处理。如果供应厂商坚持不能撤销，采购人员应在撤销请购单上注明原因，呈.总经理核签后，由采购人员将撤请购单寄回原请购部门。
第十三条 紧急请购 采购人员接到紧急请购通知时，应立即查明请购物穿的名称、规格，数量，请单号及交货地点等资料，并以电话询议价格，待收到正
式请购单时，补入询议价结果，按急件方式处理。
第十四条 交货质量异常 各采购人员收到物资管理部门验收不合格的物资检验报告表时，应尽快与供应厂商交涉扣款，退货、换货等事宜，并将交涉结果记录于物资检验报告表的采购处理结果栏内，呈，总经理核签后，送回仓库。
1.退料、换料 、补料处理 对于需退料、换料或补交材料者，采购人员应于物资检验报告表的采购处理结果栏内注明供应厂商电话及预定的处理日期。
2.质量不合格料处理 因质量不合格而退货换料，可按逾期交货处理。逾期目数应从采购经办人 员通知供应厂商换料之次日起计算。
3.登记质量异常物资处理结果 采购人 员如未能按请购部门意见处理时，应将与供应厂商交涉结果记入采购处理结果一栏，送原请购部门签注意见，或会同原请购部门共同处理。
4.交货延误罚扣处理 采购人员收到交货延误或统一发票超过 7 天未送资料科彬理付款事务时，应按下列方式处理; ①计算逾期罚扣金额并通知厂商罚扣原因与金额。
②在供应厂市同意扣款或制足发票时，由采购人员在收料单及发题上填证安付全额或发票号码，呈生产总监核签后，连同原请购单第
二联，收料单、物资检脸报告表等资料，，送会计部门整理付款。
③如供应厂商不同意按第①项方式扣款，采购人员应继续与供应厂商交涉并报董事长核决后按第②项方式处理。
第十五条 属销售惯例或供应厂商需超交的.采购人员应在请购单采购记录栏内注明，以作为仓库收料的依据。
第十六条 以暂借款采购，采购人员应在请购单采购记录栏内加盖“采购部门整理付款章”，以免会计部门重复付款。
第十七条价格变动处理 ①外销产品原材料价格变动时，采购部门应立即通知外销部门重新审理产品报价水平，避免不当损失。
②采购部门应在奇数月 5 日前，核算各种材料价格变动情形，填写主要原材料价格波动月报表，报生产总监核批处理。
第十八条 采购作业进度控制 ①采购人员对于每一采购项目均应根据需要确定作业进度控制点，预定作业进度。
②预定作业进度应能配合请购项目缓急，且各作业进度须在预定日期前完成。
③对于未能在预定日期前完成的采购项目，采购人员会同请购部门研究处理对策。
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