总经理 副总经理 财务部 综合部 配送部 物控部 客户部 主管 主管 车队主 管
配送主 管
选购主 管
品控主 管
主管 会
出
人
行
后
总
计
纳
事
政
勤
务
酒都地区米粮油配送方案酒都农业投资有限公司
为认真做好酒都地区中小学校米粮油配送业务，朋友农业公司重新设计了组织架构，拟定了工作流程，将选购、检验、配送、客服等各项业务全部细化，力争做到教育系统、学校、学生“三满足”。
一、组织架构
驾
库
配
采
品
卫
客
客
驶
房
送
购
控
生
户
户
人
管
专
专
专
专
专
专
员
理
员
员
员
员
员
员
二、工作职能
1、客服部工作职能：
（1）
建立客户档案，对客户反馈信息进行分析，出现问题及时处理；
（2）
接洽并处理公司与客户之间有关配送及服务的具体工作；
（3）
负责建立完善公司客户资料、客户关系管理系统；
（4）
收集公司配送业务的市场拓展、新客户开发资料，并对这些资料进行
分类整理，以便随时了解公司配送服务的市场拓展状况；
（5）
负责办公室日常的客户接待工作；
（6）
按客户合同要求制订配送服务计划和服务时间安排表；
（7）
及时分析客户建议投诉反馈相应部门。2、物控部工作职能: （1）
适时收集整理分析把握市场信息，开拓新的选购方式，优化选购渠道，降低选购费用； （2）
确定合理物资选购量，及时了解客户需求状况，进行合理选购；
（3）
依据客户需求计划，制定物资供应计划并组织实施；
（4）
汇总各客户的合同申请单，编制选购作业计划；
（5）
选择、评审、管理供应商，建立供应商档案；
（6）
组织供货合同评审，签订供货合同，实施选购活动；
（7）
建立选购合同台帐，并对合同执行状况进行监督；
（8）
进行市场询价，选购所需物资；
（9）
选购物资的报验和入库工作；
（10）
选购过程中的退、换货工作；
（11）
选购部合同、供应商档案、各种表单的保管与定期归档工作；
（12）
全面负责全部米面油产品的质量检查、卫生营养检测；
（13）
负责品管、卫生营养检测流程、标准、制度的制定。3、配送部工作职能：
（1）
负责公司库房管理；
（2）
负责客户所需货品的有效分拣、入库、出库；
（3）
依据客户所在地进行配送车辆路线设计并按计划配送；
（4）
适时监控车队车辆管理状况（含发车时间安排、车辆修理、加油、车
辆里程计算等）；
（5）
及时汇总配送工作状况进行总结分析以改进完善工作。4、财务部工作职能：
（1）
资金监控、加速资金流转；
（2）
负责公司的资金管理、运用、帐务的核对；
（3）
编制年度预算计划，并依据生产和销售成本数据，提出成品分析报告；
（4）
负责公司的财务管理体系运营监控执行。5、综合部工作职能：
（1）
全面负责公司的人事管理、行政管理、后勤服务、总务杂务处理等工作； （2）
负责公司相关制度、文件的执行落实跟进；
（3）
负责公司人事聘请、薪酬、绩效、培训、劳动事务、社保等工作；
（4）
负责公司行政管理构建、制度制订、执行、行政公关处理等工作。三、业务流程 公司在充分区域范围中小学农副产品特点的基础上，制定了以食品安全、配送快捷、服务满足为基本原则配送流程。
1、选购流程
2、检测流程 品控专员对选购货品利 用设备进行抽样检查 准确记录各种产 品实际检测结果 填写产品检 测标识卡 合格产品发往配送部， 不合格的退回选购部 客户专员定期汇总学校 需求并形成电子档案 选购部依据客户信 息指定选购计划 选购专员依据选购计 划进行供应商比选 报副总经理审 批后安排选购 选购经理对选购 产品进行再评估
3、配送流程
品检专员、卫生专员对选购货源进行检测验收入库
配送专员对入库产品按客户要求分类整理
车队依据客户状况安排线路，配送专员负责对口配送服务
配送专员与客户沟通并供应适当对客户的配套服务 配送专员与客户进行货品验收交接确认签字
4、客服流程
配送专员将客户意见及时记录反馈客户部 客户专员建立完善客户管理资料库 客户专员适时跟进调查客户状况并做好记录反馈相关业务部门 建立客户关系 管理系统，并实行满足度管理
四、工作制度
1、员工管理制度
（1）
自觉遵守公司《员工手册》条例的各项内容要求。
（2）
上班时进行签到考勤制度，不许迟到、早退，不许无故旷工、串岗， 下班后不能在仓库无故逗留。
（3）
库区工作人员要穿工作服，或佩戴工作牌，不允许打赤膊、穿背心、拖鞋，协作保安员工作。
（4）
进出库区严禁携带任何包、袋、私人物品等，严禁在库区内吃东西。
（5）
员工自行车应停放于地下停车库，严禁库区内乱停乱放；地下停车库设有电动车充电插座，需充电的电动车车主须佩带配送中心的工号牌方可安排充电。
（6）
严禁在库区内吸烟，吸烟区范围仅限于洗手间的框架内以及办公大楼；烟蒂请在熄灭后丢弃在洗手间的垃圾筐内。
（7）
节省用水，节省用电，节省物料，爱护仓库设施设备。
（8）
全员防损，对非工作人员以及形迹可疑者要及时制止并报告相关领导，防止公司财产受到侵害。
（9）
严禁员工向供应商索要任何商品、赠品。
（10）
务必树立正确的工作态度，严格遵守公司的各项规章制度及工作要求，按时保质完成本职工作。
（11）
员工务必听从上级的工作安排，听从指挥，听从岗位调动和工作班次的安排。
2、商品进货管理制度
（1）
库区安全管理规范
外地货车进入市区或绕城高速范围内的，务必做到提前办理通行手续。
全部送货车辆，务必听从配送中心人员（含保安）的管理并遵守交通法律 法规
库区内严禁吸烟（含车内），违者按库区内有关规定处理，厕所内、办公楼内允许抽烟。
进入配送中心库区内的全部人员务必严格遵守配送中心的相关规章制度，听从管理，更不能有不利于配送中心财产安全的行为发生，如送货人员有偷窃行为的，则该供应商务必做好批判教育工作，同时依据被窃物品价格的 100 倍赔偿配送中心的相关损失。情节严峻者，移交公安机关处理。
（2）
供货商送货流程
持送货单、订货单及商品送到配送部。
到预检室等待预检，获取预检后的订货单。
依据订货单上的提示到指定的月台按卸货规则卸货。等待验收员进行验收。
获取验收员签字（中转订单不签字）后的订货单。
凭验收完毕的订货单连同送货单到结算室换取结算单。
（3）
卸货规则
送货人员要留意货品码放，保证安全、科学。
（4）
商品检验
收货务必依据质量标准，检验外观质量和包装质量，要求外箱完好无损、封口严密、无外渗液体、无软塌现象、能够起到保护内容物不变形不散漏的作用。
（检验包装质量）
所验收的商品务必是符合国家、部委、地方、行业或企业标准，经生产厂检验合格的。（检验合格证）
商品标识齐全，有商标、产品质量检验合格证、生产厂家（经销商）名称、厂址、规格、等级、净含量、生产日期、产品标准号等相关务必标注内容，箱内外商品信息务必一致。并对商品标识标签内容进行抽查。（检查商品标识）
有使用期限的商品务必标明保质期和安全使用期或者失效日期，同时严格执行保质期管理的有关制度。
需要索取证件和检查证件的商品。
需要检查商品信息与实物的包装规格是否相符。收货抽查比例保持在 20％左右。
3、商品出货管理制度
（1）
客户收货员凭配送中心出具的商品交接单据，验收清点实际到货商品。
（2）
全部带货务必随车携带具体的送货清单。
（3）
为有效降低交接中的差错率，商品未交接清楚，配送专员和客户收货员对所清点商品件数不一致时，不得拉入卖场。如因特殊状况（依据客户需求而定），确需入场的，由配送专员和收货员协商具体交接方法并在交接单中注明。
（4）
因装卸不当等人为原因造成商品破损的都需责任人当场按商品价格赔偿。
（5）
客户在卸货过程中发明有破损的商品，应请客户填写拒收单，由客户专员带回配送部处理。
（6）
在卸货过程中，客户若发明外包装有开口、裂开等状况，应马上检查， 如发明商品内包装短少的，一律由客户专员现场确认处理。
（7）
商品交接完毕后，配送专员要协同客户收货员在交接单上签上实收件数（大写）、收货员姓名、到货时间。交接过程中，照实际到货件数和交接单总件数不相符，以实际到货件数为准，并签上实收件数（照实际到货总件数大于交接单上的总件数的，也务必依据实际到货件数签收）；交接单回单由客户专员当车带回。
（8）
客户若在配送过程中有意见和建议的，客户专员要虚心接受并将相关意见反馈改善。
4、运输管理制度
（1）
公司驾驶员务必有相关驾驶资格和遵守《中华人民共和国道路交通管理条例》及有关的交通管理规章制度，遵守员工管理手册，安全驾驶。同时遵守公司的其他规章制度。
（2）
驾驶员要爱惜公司车辆，平常要留意车辆的保养，经常检查车辆的主要部件，确保车辆正常行驶。
（3）
驾驶员出车前要例行检查车辆看其性能是否正常，发明特别要马上报修。
（4）
驾驶员对车辆的各种证件的有效性应经常检查，出车时肯定保证证件齐全。
（5）
晚间出车时驾驶员要留意休息，严禁疲惫驾驶及酒后驾驶。驾驶员酒
后驾驶或私自用车造成的一切违章和交通事故后果均由自己担当。
（6）
驾驶员要文明驾驶，不准危险驾车。行车途中假如发生交通事故，适用快速处理的就快速处理，如务必现场处理的，应马上报警等待处理，不得逃离现场。如因违反交通规则而引发的事故，司机要担当全部后果及责任。
（7）
驾驶员因违章或证件不全被罚款的，有当事司机担当全部责任及后果。
（8）
驾驶员在外出送货时，如遇特殊状况不能按时返回的，应及时告知管理人员，并说明原因。
（9）
驾驶员未经公司领导批准，不得将车辆任凭交给其他人驾驶，假如领导同意司机要检查当事人是否有驾驶资格，严禁将车辆交给无驾驶资格的人员驾驶或练习开车。严禁公车私用违者每次罚款 100 元。
5、装卸管理制度
（1）装卸工装车时，首先检查货车车厢是否平整或是否有异物，若车厢不平或有异物时，需马上清理后装车。
（2）
货物堆码应整齐合理，与组长沟通，严禁不必要的争吵与返工。
（3）
严禁野蛮装卸，造成货物损坏与损失照价赔偿。
（4）
装卸完毕后务必做好清理工作。
（5）
装卸过程严禁光脚或穿拖鞋，严禁吸烟与溜岗。
（6）
由于工作原因或私事与客户争吵影响公司正常运作视情节轻重进行惩罚。
五、应急响应措施1、预警监测 （1）
加强食品安全学问教育，开展食品安全的日常监测。做到早发明、早预防、早整治、早解决。
（2）
定期对本公司所供应的食品进行抽样调查，避开发生食品安全问题。
（3）
进行日常巡查，重点检查消防栓、灭火器、仓库通道状况，如发明问题，认真观看分析，找出原因，及时解决，并汇报部门领导人。
2、事故响应
（1）
接到报告后，本部门工作人员务必尽快赶赴现场，参与现场救助工作。
（2）
接应救护车，指引救护人员及时对伤员进行处理或送于医院救治。
（3）
如发生食物中毒事件应即停止食用可疑食物，尽快脱离接触可疑污染物。
（4）
发生事故后，在 2 小时内报告相关管理部门，积极协作有关部门开展应急救援工作，实行各项应急措施。
3、应急救援过程的人员、物资保障
（1）
应急通讯。配送部应在仓库等重要部位醒目位置公布报警电话。物流配送中心应急领导小组有关人员 24 小时开通移动电话，全部配送人员工作期间一律开通移动电话。
（2）
应急物品保障。配送部负责配备安全帽、手套、防毒面具、防身工具等必要的应急救援物品，指定专人保管和维护。
4、善后处置
（1）
应急结束后，妥当安置和慰问受害和受影响人员，清理污染物，尽快消退事故影响，复原正常，保证社会安定。
（2）
对导致事故起因的相关责任人进行严厉处理追究。
（3）
发生事故次日，及时总计经验教训、并在内部发出通知、杜绝再次发生类似事故。
5、具体方案
（1）
火灾事故应急预案
发生火灾事故，第一目击人应大声呼叫，马上切断事发地电源，利用附近
的消防器材采取有效措施进行先期处置，并及时向配送部主管报告。仓库发生火灾的，应参照仓库火灾应急预案处置。
配送部主管接到报告后，应马上赶赴现场，采取有效措施及时消防队开展灭火，转移贵重物品。火情连续扩大的，物流配送中心应急领导小组应快速拨打119 报警。如有人员受伤应首先抢救伤员，并拨打 120 救助。
火灾无法把握时，物流配送中心应急领导小组应马上采取措施疏散人员和车辆，关闭供电系统，同时疏通消防通道，指定专人引导消防车进入现场。
应急处置工作结束后，配送部主管要协作有关部门做好善后处置及事故调查工作，并在调查结束后及时向公司领导作书面报告。
（2）
途中事故应急预案
送货车辆在送货途中遇到不可抗力因素，如道路塌方、ft体滑坡、车辆损坏无法及时修复等，当天无法送达指定地点的，配送专员要及时向配送部主管报告，等候指令。
配送部主管接到报告后，应及时向公司副总经理报告，经请示同意后可指令送货车辆原路返回，或等待救援。车辆在等待救援时，配送专员应组织做好防盗防抢工作。
公司副总经理接到报告后要马上组织应急车辆装运货物，保障客户当日需
求。
应急处置工作结束后，配送部主管要协作有关部门做好善后处置及事故调查工作，并在调查结束后及时向公司领导作书面报告。
（3）
车辆交通事故应急预案
发生交通事故时，配送专员应马上向配送部主管报告，同时拨打电话报警， 向保险公司报案，并留意保证自身安全，保护好现场；因特殊状况需转变现场的， 要做好标记，尽可能找到证明人，取得联系方式。
配送部主管接到报告后，应及时向公司副总经理报告。
公司副总经理接到报告后要马上组织应急车辆装运货物，保障客户当日需
求。
6、其他预警措施
由于运输对象为中小学幼儿园，对于运输的时效性要求相当高，针对次日的运输量与运输客户需求我们还作了合理的配送安排。
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