公文处理工作办法

　公文处理工作办法 第一章

　总

　则 第一条

　为适应地方应用型高水平大学建设需要,进一步改进文风,提高学校公文处理工作规范化､制度化､科学化水平,根据中共中央办公厅《党政机关公文处理工作条例》(中办发〔2012〕14 号)､《山东省<党政机关公文处理工作条例>实施办法(试行)》(鲁办发〔2012〕25 号)和《山东省教育厅公文处理工作办法》(鲁教厅办〔2013〕1 号)的规定,结合学校工作实际,制定本办法｡ 第二条

　本办法适用于校党委､校行政以及党政各部门､各党总支(党委)､各学院､直属单位和群团组织(下称各部门､单位)的公文处理｡ 第三条

　学校公文是学校实施领导､履行职能､处理公务的具有特定效力和规范格式的文书,是传达贯彻党和国家的路线方针政策,发布决策和部署工作,请示和答复问题,报告､通报和交流情况等的重要工具｡ 第四条

　公文处理工作是指公文拟制､办理､管理等一系列互相关联､衔接有序的工作｡ 第五条

　公文处理工作应当坚持实事求是､准确规范､精简高效､安全保密的原则｡ 第六条

　各部门､单位负责人应高度重视并做好本部门､单位的公文处理工作｡各部门､单位应设立专(兼)职文秘人员负责本部门､单位的公文处理工作｡专(兼)职文秘人员应当具有较高的政治和业务素质,恪尽职守,严谨细致,遵守纪律,保守秘密｡ 第七条

　校党委办公室､校长办公室主管学校的公文处理工作,负责学校公文制发､办理､管理及安全保密,制定与实施学校公文处理工作规章制度;负责对各部门､单位的公文处理工作进行业务指导和督促检查｡ 第二章

　公文种类

　第八条

　学校适用的公文种类主要包括: (一)决议｡适用于经学校党代会､教代会等重大会议讨论通过并要求贯彻执行的重要决策事项｡ (二)决定｡适用于学校对某些重要问题或重大事项做出决策和部署｡ (三)意见｡适用于对重要问题提出见解和处理办法｡ (四)通知｡适用于传达上级机关指示精神;要求各部门周知或者办理的事项;批转､转发公文;发布规章制度,印发工作总结､计划等｡ (五)通报｡适用于表彰先进､批评错误､传达重要精神和告知重要情况｡ (六)报告｡适用于向上级机关汇报工作,反映情况,回复上级机关询问等｡ (七)请示｡适用于向上级机关请求指示､批准或帮助｡ (八)批复｡适用于答复下级部门､单位的请示事项｡ (九)函｡适用于同级或不相隶属部门､单位之间商洽工作,询问或答复问题,请求批准和答复审批事项｡ (十)纪要｡适用于记载和传达会议主要情况和议定事项｡ 第三章

　公文格式 第九条

　公文一般由版头､主体和版记等 3 部分组成｡ 第十条

　公文版头部分包括:份号､密级和保密期限､紧急程度､发文单位标志､发文字号､签发人等要素｡ (一)份号｡公文印制份数的顺序号｡涉密公文应当标注份号｡ (二)密级和保密期限｡涉及国家和学校秘密的公文应当标明秘密等级和保密期限｡ (三)紧急程度｡紧急公文应当标注紧急程度｡ (四)发文单位标志｡由发文单位全称或者规范化简称加“文件”组成,也可只用发文单位全称或规范化简称,红色套印｡联合行文时,发文单位标志可以并用联

　合发文单位名称,也可以单独用主办单位名称｡学校发文单位标志主要形式及使用范围: 1.“中共 AA 学院委员会文件”､“AA 学院文件”适用于印发学校决定､工作部署;以学校党委或行政名义下发的学校综合性通知､工作安排等;批复､批转校内各部门､单位的重要请示､报告､意见;公布根据学校决定设置和调整的各类机构;任免干部;校级表彰奖励和惩处;公布由党委会议､校长办公会议通过的规章制度等｡ 2.“中共 AA 学院委员会”､“AA 学院”适用于向上级党委政府及有关部门的请示､报告;向不相隶属的校外各级党政管理部门询问､商榷､答复､请求批准有关事项;向校外不相隶属的单位询问､商榷或答复有关事项;发布学校各类专题会议纪要｡ 3.“中共 AA 学院委员会办公室文件”､“AA 学院校长办公室文件”适用于转发上级机关的重要文件;印发上级领导和学校领导的重要讲话;印发部门规章和职责范围;印发非常设机构换届､成员调整名单;启用或废止校属管理机构和单位的印章;根据学校授权和决定,就全校带有综合性的工作做出具体安排和布置等｡ 4.“AA 学院党委办公室”､“AA 学院校长办公室”适用于印发全校性的重要会议通知和工作安排;印发学校非正式公布的讨论稿､征求意见稿;以校党委办公室､校长办公室名义出具的说明类函件等｡ 5.“中共 AA 学院委员会会议纪要”､“AA 学院校长办公会会议纪要”,分别适用于印发党委会议､校长办公会议纪要｡ (五)发文字号｡正式公文须编发文字号,发文字号一般由学校代字､年份､发文顺序号等部分组成｡学校党委发布的文件发文代字采用“德院党字”,其他部门或单位以学校党委名义发布的文件发文代字采用“德院党(×)字”;学校行政发布的文件发文代字采用“德院政字”,其他部门或单位以学校行政名义发布的文件发文代字采用“德院政(×)字”;学校党委､行政联合发布文件的发文代字使用学校党委文件的标志和发文代字｡

　(六)签发人｡上行文应当标注签发人姓名｡ 第十一条

　公文主体部分包括:标题､主送机关､正文､附件说明､发文机关署名､成文日期､印章等｡ (一)公文标题｡公文标题应准确简要地概括公文的主要内容,一般由发文机关名称或规范的简称､事由和文种组成｡ (二)主送机关｡公文的主要受理机关｡ (三)正文｡公文的主体,用来表述公文的内容｡ (四)附件说明｡公文附件的顺序号和名称｡ (五)发文机关署名｡署名应当用发文单位全称或者规范化简称且与发文单位标志､标题中的发文单位名称相一致｡ (六)成文日期｡成文日期署会议通过或者发文单位负责人签发的日期｡成文日期确定的原则是:凡会议通过的,以通过日期为准;单位负责人签发的,以签发日期为准;联合行文的,以最后签发的单位负责人签发的日期为准｡ (七)印章｡公文中有发文机关署名的,应当加盖发文机关印章,并于署名机关相符｡印章用红色,不得出现空白印章｡

　(八)附注｡公文印发传达范围､公开方式､联系人姓名和联系方式等需要说明的事项｡ (九)附件｡公文正文的说明､补充或者参考资料｡ 第十二条

　版记部分包括抄送机关､印发机关和印发日期等要素｡ (一)抄送机关｡除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关｡ (二)印发机关和印发日期｡公文的送印机关和送印日期｡ 第十三条

　页码｡公文页数顺序号｡

　第十四条

　公文的版式以及使用的汉字､数字､外文字符､计量单位和标点符号等,按照《党政机关公文格式》和有关国家标准执行,具体要求按照《山东省党政机关公文印制版式说明》执行(详见鲁办发〔2012〕25 号文件)｡ 第四章

　行文规则 第十五条

　行文应当确有必要,讲求实效,注重针对性和可操作性｡能通过面商､会商､电话联系和领导面示等方式解决或答复的问题,一般不再行文｡ 第十六条

　行文关系根据隶属关系和职权范围确定,一般不得越级请示和报告｡ 第十七条

　除学校党委办公室和校长办公室外,其它部门和单位不得以学校名义自行发布公文,确需行文的,应在起草文稿前将行文理由､主要内容等报经分管校领导同意后,才能进入起草程序,分别以代字为“德院党(×)字”､“德院政(×)字”文件或分别由党委办公室､校长办公室转(印)发｡ 第十八条

　中共 AA 学院纪律检查委员会按照工作职责可以向各部门､单位行文｡中国教育工会 AA 学院委员会和共青团 AA 学院委员会根据各自所属群团组织内的有关规定行文｡ 第五章

　公文拟制 第十九条

　公文拟制包括公文的起草､审核､签发等程序｡ 第二十条

　起草｡学校的综合性公文,由党委办公室､校长办公室组织起草或者由党委办公室､校长办公室会同有关部门共同起草｡其他部门或单位(下称主办单位)拟以校党委､校行政名义或校党委办公室､校长办公室名义行文,应代拟文稿｡重要公文,学校领导人应亲自起草或者主持起草｡公文起草应当做到: (一)符合国家法律法规和党的路线方针政策,完整准确体现发文机关意图,并同现行有关公文相衔接｡ (二)一切从实际出发,深入调研论证,广泛听取意见,分析问题实事求是,所提政策措施和办法切实可行｡

　(三)内容简洁,主题突出,观点鲜明,结构严谨,表述准确,文字精炼｡ (四)人名､地名､时间､数字､段落顺序和引文等准确;文字､数字､计量单位和标点符号等用法规范｡ (五)公文中使用非规范化简称,应当先用全称并注明简称｡使用国际组织外文名称或者其规范缩写形式,应当在第一次出现时注明经国家语言文字工作部门或者其他有关部门审定的中文译名｡ (六)文种正确,格式规范｡ (七)公文涉及其他部门､单位职权范围内的事项,主办单位必须征求相关单位､部门意见,力求达成一致｡ 第二十一条

　审核｡凡以校党委､校行政或校党委办公室､校长办公室名义印发的公文,在校领导签发前,必须经学校党委(校长)办公室审核｡ (一)主办单位拟稿人清楚填写“AA 学院行文签发单”中有关要素,后附文稿送本单位负责人审核,主办单位负责人对文稿内容进行实质性审核后,在签发单上签字｡ 审核重点是:是否符合国家的法律法规和方针政策及学校有关规定;文字表述､文种使用､公文格式等是否符合规定;是否需要其它单位会签｡ (二)如需会签,由主办单位联系会签单位负责人审核会签｡ 会签重点是:把握正文涉及本部门职权范围内需要配合执行或者核定的事项｡会签部门如有不同意见,应明确表述,若只签姓名,则视为同意｡ (三)经主办单位负责人审核,会签单位会签后,由主办单位报学校党委(校长)办公室审核｡ 审核重点是:是否确需行文,是否符合行文规则和拟制公文的有关要求,公文格式是否符合规定;是否需要其它单位会签;是否与学校已有的规章､政策相一致;是否需要经学校研究决定｡ 党委(校长)办公室在收到送审稿 3 个工作日内完成对文稿的审核｡经审核不

　宜发布的文稿,退回主办单位并说明理由;符合发文条件但内容需作进一步研究和修改的,由主办单位修改后重新报送审核;需要会签的文件按程序会签;符合要求的文稿由主办单位按程序送签｡ 第二十二条

　签发｡ (一)签发原则 1.党委文件由学校党委书记签发,行政文件由校长签发;经党委会议､校长办公会议讨论通过的文件,也可分别由党委书记､校长委托的领导同志签发｡ 2.学校办公室根据校党委､校行政授权制发的文件,一般由分管学校办公室的校领导签发｡ 3.需要经过会议通过的必须按照规定程序提交会议通过后再行签发｡会议纪要由会议主持人签发｡ 4.文件经签发后即成定稿,并据此生效,不得随意改动,确需改动的须报经签发人批准｡签发人对公文在政治上､内容上､文字上的正确性负完全责任｡ (二)签发程序 1.党委发文,按照党委办公室分管副主任→党委办公室主任→党委书记顺序审签｡ 2.行政发文,按照校长办公室分管副主任→校长办公室主任→校长顺序审签｡ 3.党委､行政联合发文,按照党委办公室分管副主任→党委办公室主任→校长→党委书记顺序审签｡ 4.党委办公室发文按照党委办公室分管副主任→党委办公室主任→分管校领导顺序审签｡ 5.校长办公室发文按照校长办公室分管副主任→校长办公室主任→分管校领导顺序审签｡ 6.党委办公室､校长办公室联合发文按照党委办公室分管副主任→党委办公室主任→分管校领导顺序审签｡

　(三)审签要求 1.在行文签发单上明确签署意见(“同意”或其他具体意见),并写上姓名和时间｡圈阅或者签名的,视为同意｡ 2.签发使用钢笔､签字笔､毛笔和碳素､蓝黑墨水,不使用铅笔､圆珠笔和纯蓝､红色墨水等,并在左侧留出装订位置｡ 第六章

　公文办理 第二十三条

　公文办理包括收文办理､发文办理和归档｡ 第二十四条

　收文办理是指上级机关和平行单位来文的办理过程,包括签收､登记､初审､承办､传阅､催办､答复等程序｡ (一)签收｡办公室公文办理人员对收到的公文应当逐件清点,核对无误后签字或者盖章,并注明签收时间｡签收如发现问题,必须及时向来文单位查询,并采取相应的处理措施｡ (二)登记｡办公室收到来文后,要及时进行登记,对收文编号､收文时间､发文单位､来文字号､来文标题､承办期限等进行详细登记｡ (三)初审｡公文办理人员对收到的公文按有关规定进行初审｡经初审不符合规定的公文,及时退回来文单位并说明理由｡对审核合格后的各类来文,填写公文处理签,送办公室有关负责人提出拟办意见｡ (四)承办｡阅知性公文应当根据公文内容､要求和工作需要确定范围后分送｡批办性公文应按照有关规定,结合工作实际,提出准确规范､简明扼要的拟办意见,送有关领导批办｡对有具体请示事项的,主批人应当明确签署意见､姓名和审批日期,其他审批人圈阅视为同意;没有请示事项的,圈阅表示阅知｡凡涉及两个或两个以上部门办理的文件,批办时应注明主办部门｡批办时间一般不超过 3 个工作日｡需要答复的公文,要及时答复来文单位｡ 已批办的文件须按领导批示交由主办单位承办｡承办时间一般不超过 1 周,紧急文件应当按文件时限要求办理,确有困难的应及时向来文单位说明原因｡涉

　及两个及两个以上职能部门办理的文件,主办单位应及时､主动与协办单位协商办理｡ (五)传阅｡根据领导批示和工作需要将公文及时送传阅对象阅知或者批示｡办理公文传阅应当严格履行登记和交接手续,随时掌握公文去向,不得漏传､误传､延误｡ (六)催办｡公文转办后应主动掌握办理进展情况,督促承办部门按期办结｡对超出办理时限要求的文件,办理人员要进行催办｡ (七)答复｡公文的办理结果应当及时答复来文单位,并根据需要告知相关单位｡ 第二十五条

　发文办理是指以学校名义制发公文的过程,包括复核､登记､印制､核发等程序｡ (一)复核｡已经签发的公文,印发前主办单位对公文的审批手续､内容､文种､格式等进行复核､校对,确有差错需要修改的,若属文字错漏等技术错误,修改后不...